Джедайские техники. Как воспитать свою обезьяну, опустошить инбокс и сберечь мыслетопливо

◆ 1.3.1. Эффект интерференции (ретроактивное торможение)

▪ Если мы будем пытаться хранить список дел в памяти, то, скорее всего, довольно скоро начнем путать то, что нам надо сделать, с тем, что мы уже сделали, или с тем, что решили делать, но потом передумали, или с тем, что решили не делать сейчас, но обязательно сделать потом, или с тем, что договорились не делать вообще, но вместо чего надо сделать что-то другое… Эта каша в голове, естественно, не добавит вам бодрости духа, крепости сна и вообще уверенности в собственных силах.

◆ 1.3.4. О феноменальной памяти и наивном вмешательстве

▪ прежде чем заниматься развитием своего мозга, научитесь качественно жить с тем, что у вас есть.

◆ 2.1. Универсальный совет на все времена

▪ В любой непонятной ситуации — думай.

◆ 2.3.3. Нелинейная зависимость длительности от сложности

▪ чем масштабнее и сложнее задача, тем более склонен ее исполнитель к прокрастинации

◆ 2.3.7. Бракованный день

▪ Мы очень часто жалуемся на нехватку времени, хотя на самом деле его у нас более чем достаточно. Просто оно какое-то рваное: тут пять минут, там десять, здесь двенадцать. А мы все ждем и ждем огромных двух-трехчасовых бревен, брезгливо выкидывая небольшие щепочки.

◆ 2.3.8. Мыслительный процесс коровы

▪ Человеку свойственно жить либо в прошлом, либо в будущем, а находиться здесь и сейчас ему представляется невероятно сложным делом.

◆ 3.2.2. Метод созерцания точки

▪ Выберите точку на стене или листе бумаги и попытайтесь сконцентрироваться на ней. Наше внимание будет скакать из стороны в сторону, но нам ровно этого и надо, не сопротивляйтесь этому, а наоборот — поощряйте. Каждый раз, заметив, что вы отвлеклись от этой точки, запишите, что вас отвлекло, и возвращайтесь обратно к точке. «Так у вас рождается список того, что еще имеет для вас значение и должно быть либо вычищено, либо решено».

◆ 3.3. Регулярно очищать инбоксы

▪ Процесс обработки не подразумевает, что вы сразу начнете выполнять какие-то задачи (хотя будет очень хотеться), цель этапа переваривания — не начать что-то делать, а понять, что конкретно надо сделать, чтобы потом окинуть все взглядом и тогда уже решить, над чем надо работать в самую первую очередь.

▪ Основных «питательных» элементов — четыре. Все они разные и требуют к себе различного подхода. Вот они: 1. Задачи. Это четкие, конкретные и понятные действия, которые мы можем сразу делегировать своей обезьянке, и она без проблем справится с заданием без помощи со стороны рационального типа. 2. Проекты или дела. Это большие куски активностей, где еще надо подумать, прежде чем начать что-либо делать. 3. Информация. Это некие знания, которые сами по себе не призывают вас к действиям, но могут быть востребованы в процессе выполнения какой-либо задачи или реализации проекта. 4. Встречи. Я склонен считать встречи и календарные мероприятия отдельным нутриентом. Согласно подходу Глеба Архангельского, существуют гибкие и жесткие задачи, и календарные мероприятия он относит к жестким задачам. В моей картине мира встречи и календарные мероприятия — это даже не задача, а, скорее, справочная информация. Если у меня что-то записано в календаре, это не сигнал моей обезьянке что-то сделать или рациональному типу — о чем-то подумать. Это свидетельство того, что вот этот кусочек своей жизни я решил посвятить вот этому мероприятию, проходящему в такое-то время в таком-то месте.

◆ ...

▪ чтобы недоделанное дело перестало нас тревожить, нужно всего лишь сформировать план его выполнения (вовсе не обязательно именно сделать дело; как правило, достаточно понять, как начать его делать

▪ Для того чтобы список задач приносил реальную пользу, необходимо, чтобы каждая (реально каждая, без исключений) задача удовлетворяла четырем критериям: 1. Формулировка задачи должна звучать как ответ на вопрос «что нужно сделать?». 2. Формулировка должна начинаться с глагола в неопределенной форме. 3. Задачу можно выполнить, по минимуму используя мышление (в идеале формулировка должна вызывать внутренний возглас: «Да это уже проще сделать, чем записать!»). 4. Задача должна представлять собой первоочередное действие по достижению конечной цели (например, если я хочу записаться к стоматологу, а для этого мне нужно позвонить девушкам из отдела кадров и узнать телефон страховой компании, я должен внести в список не задачу «Записаться к стоматологу», а задачу «Позвонить Юле из отдела кадров и спросить телефон нашей страховой»).

◆ 3.4.3. Что делать с проектами?

▪ Основной подход к работе с проектами будет выглядеть следующим образом: 1. Подумать над проектом и вычислить ближайшую задачу (сформулированную по всем правилам и понятную вашей обезьяне) по проекту. 2. Записать задачу в список задач. 3. Выполнить задачу. 4. Вернуться к п. 1. Самая первая ошибка, которую совершают большинство новичков, такова: они пытаются сразу составить план по каждому проекту, декомпозируют каждый из них на задачи и, смешав все эти задачи в одну большую кучу, записывают все в один список (после чего тот станет обширным и запутанным). Нам не нужен весь план проекта.

◆ ...

▪ использование внешнего хранилища информации, которому вы доверяете, помогает разгрузить рабочую память, что не только само по себе уменьшает потери мыслетоплива, но еще и снижает частоту вредных переключений.

▪ Очень часто (и это будет обсуждаться дальше) мы отвлекаем себя сами, переключаясь на мысли, которые крутятся у нас в голове.

▪ ключевым элементом любой системы личной эффективности будет внешнее по отношению к мозгу хранение информации, задач, проектов и встреч.

◆ 3.5.1. Список задач

▪ Ни одна программа сама по себе не поможет вам сделать больше или достичь чего-то такого, чего вы не можете достичь без нее. Любая программа выполняет единственную функцию — хранения и организации того, что вы в нее запишете. А вот то, что вы туда запишете, как вы это сформулируете и насколько глубоко продумаете, как раз и будет очень сильно влиять на то, что вы в итоге сможете совершить. Неважно, куда вы записываете свои задачи; важно, правильно ли вы их формулируете и насколько регулярно обозреваете.

◆ 3.5.4. Система хранения справочной информации

▪ Удобное сегодня не обязательно будет удобным завтра, поэтому иногда (хотя вряд ли слишком часто) придется собираться с духом и переделывать систему просто потому, что вы многое поняли, многому научились и на ряд вещей теперь смотрите иначе.

◆ ...

▪ Многие из тех, кто пытался организовать свою жизнь и не преуспел в этом, скорее всего, прокололись именно на отсутствии регулярных обзоров системы.

◆ 3.6.1. Еженедельный обзор

▪ Еженедельный обзор — очень ответственное мероприятие, поэтому важно проводить его во что бы то ни стало, пусть даже и поверхностно. Лучше провести быстрый двухминутный обзор списка дел (просто внимательно прочитав и обновив, где надо, формулировки задач), чем прокрастинировать основательный, детальный и глубокий анализ.

▪ пример списка контрольных вопросов, который призван сделать ритуал еженедельного обзора более понятным: 1. Все ли источники входящих обработаны? (чтобы было более понятно, перечислите их явно: рабочая почта, личная почта, блокнотики и т. п.) Если вы только начинаете осваивать эту технику и далеко не все ваши источники входящих в норме пусты (то есть бо льшую часть времени там нет ничего необработанного), то можете исключить этот пункт из обзора. 2. Все ли задачи в списке задач все еще надо сделать? (Часто бывает, что либо мы задачу выполнили, но забыли поставить галочку, либо не выполнили, но необходимость в этой задаче уже отпала. Или задачу все еще надо сделать, но уже в основательно иной формулировке.) 3. Просмотрите свой список активных проектов. Есть ли задачи, которые стоит занести в свой список задач для дальнейшего продвижения проектов вперед? 4. Все ли проекты в вашем списке проектов все еще активны? Может быть, вы уже какой-то из этих проектов завершили? А если есть проект, по которому давно не было задач, но вы не считаете его завершенным, что вам еще осталось по нему сделать? 5. Просмотрите задачи, завершенные на прошлой неделе. Надо ли (можно ли) еще что-то сделать? 6. Запланировали ли вы те задачи, которые вам обязательно нужно выполнить на этой неделе? 7. Просмотрите календарь на неделю/две вперед. Надо ли что-то сделать в связи с увиденным?

◆ 3.6.2. Ежедневный обзор

▪ 1. Просмотрите задачи, выполненные сегодня. Не забыли ли вы внести в список следующие шаги? (Например, вы сделали задачу «Попросить Колю прислать мне новый кейс» и теперь осознаете, что надо добавить задачу на контроль: «Напомнить Коле прислать мне новый кейс».) 2. Просмотрите запланированные на сегодня, но не выполненные задачи. Надо ли вам в связи с этим что-то сделать прямо сейчас / завтра / на неделе / потом? 3. Какие задачи вам надо будет выполнить завтра? Внесите их в список. 4. Есть ли в вашем списке на сегодня задачи, которые менялись больше суток назад? Переформулируйте их.

◆ 3.6.3. Спонтанный обзор

▪ загляните в свой список дел и поухаживайте за ним. Без всякой конкретной цели начните читать формулировки задач и неторопливо задавать себе, например, вот такие вопросы: 1. А могу ли я как-то переформулировать эту задачу? 2. А было ли сегодня что-то такое, что помогло бы мне ее выполнить? Хотя бы частично? 3. Может, есть что-то такое, что позволит мне эту задачу вообще не делать? 4. А можно ли ее объединить с еще какой-то задачей и сэкономить ресурсы? 5. А могу ли я получить еще какой-то результат в результате или в процессе решения этой задачи?

◆ 3.7.1. Отключить лишние оповещения

▪ Сегодня наше внимание — одна из валют, которой активно торгуют на рынке.

▪ Просто попробуйте выключить все оповещения (оставив в смартфоне только функции телефона и СМС) и поживите так неделю. Не доверяйте своему перевозбужденному мозгу, старайтесь по возможности верить эмпирическим наблюдениям за собой. Что касается страха пропустить что-то важное — это, к сожалению, уже диагноз. Я не шучу. В англоязычной психологической литературе его называют «fear of missing out» — страх упустить информацию.

▪ Вы можете помочь всем, но так и не выполнить свои обязательства.

◆ 3.7.2. Убрать семечки со стола

▪ Основная беда заключается в том, что, с одной стороны, мы разучились скучать и даже порой боимся скуки, а с другой стороны, обилие удобных для пользователя приложений для смартфонов практически не оставляют скуке шансов. При первых же признаках скуки мы рефлекторно хватаем устройство. В особо запущенных случаях нам становится невыносимо скучно даже тогда, когда мы лежим в постели, но еще не успели заснуть. В этот момент смартфон — наш злейший враг.

▪ Вам не нужно сразу и полностью искоренять нежелательное поведение, для начала будет достаточно сделать его более управляемым.

◆ 4.1.1. Дела, проекты и образ жизни

▪ Существует широкий класс целей, которых нельзя достичь. Можно лишь приближаться к ним, если упорно следовать определенному пути.

▪ Основное отличие проекта от образа жизни — цели проекта можно достичь одним мощным рывком, пусть и протяженным во времени. Результат же образа жизни достигается при условии равномерного и каждодневного стремления к нему.

◆ 4.1.2. План проекта и список задач

▪ Помните: план проекта — это не обязательство, это план. Он может меняться под воздействием обстоятельств или информации, которая вдруг стала нам доступна. А вот задача в списке задач должна быть максимально приближена к обязательству, чтобы над ней не надо было думать, а можно было просто взять и выполнить ее.

◆ 4.1.3. Метод рационального фланёра[89] и подход «Тойоты»

▪ рациональный фланёр — это тот, кто в работе над делами и проектами использует следующие принципы: 1. Сейчас мы не знаем всего о нашем проекте и признаём наличие неопределенности. 2. По мере продвижения к завершению проекта мы будем получать новую информацию, и неопределенность будет постепенно снижаться. 3. На основе этой информации мы будем пересматривать свои планы.

▪ Для того чтобы успешно справляться с делами и проектами, нам необходимы три вещи: 1. Ви дение конечного результата. В самом начале это видение не обязано быть четким (и уж тем более не обязано быть описанным в соответствии с методом SMART или еще каким-нибудь методом, названным красивой аббревиатурой[92]). 2. Ближайшее целевое состояние. Это уже понятный промежуточный результат. 3. Следующий конкретный шаг, приближающий нас к целевому состоянию, который мы можем добавить в список задач.

▪ в состоянии неопределенности многие чувствуют себя очень некомфортно, поэтому боятся начать выполнение дела до тех пор, пока все не станет понятным до конца. Однако в большинстве случаев этого не произойдет, пока не будет сделан хотя бы первый шаг, а то и вовсе до тех пор, пока большая часть пути не окажется пройденной.

▪ Непредсказуемость и неопределенность — это естественная черта окружающего нас мира. Есть люди, которые способны это принять и с комфортом жить и работать в ситуации, когда многое непонятно, а есть люди, которые стремятся создать хотя бы иллюзию определенности. Первым живется намного проще.

◆ 4.1.4. Метод минимально приемлемого результата

▪ Трезвая оценка наличия возможности сделать все хорошо и с первого раза — столь же ценный навык, как и умение признавать неопределенность.

◆ 4.1.5. Техника мозгового штурма, бредогенерации и разностороннего рассмотрения проблемы

▪ 1. Что надо сделать? Это и есть ваш проект, опишите его одним-двумя предложениями. 2. Чтобы что? Какие выгоды вы ожидаете получить в результате выполнения проекта? 3. Что еще? Что еще, помимо вашего проекта, нужно выполнить, какие ресурсы получить или какие ограничения снять, чтобы проект принес ожидаемые результаты? 4. А не то? Что произойдет, если проект не будет выполнен? 5. И что? Насколько страшны и суровы последствия невыполнения этого проекта? 6. Кому и для чего нужны результаты этого проекта? Кто и как будет их использовать? 7. Как еще можно достичь «чтобы что»? Есть ли пути, альтернативные реализации исходного проекта, но дающие те же (а то и лучшие) результаты? Ответы на эти вопросы помогут вам сфокусировать внимание на деле или проекте.

◆ 4.1.7. Главные условия, чтобы успевать в срок

▪ основная причина, по которой мы не можем назвать точный срок завершения проекта, заключается в том, что мы не знаем всего, что надо будет сделать для его завершения: в процессе работы может случиться много непредвиденного, требующего дополнительных затрат времени

▪ В состоянии неопределенности вы не знаете, что конкретно может произойти, но вам это и не нужно. Достаточно лишь знать, что с определенной вероятностью что-то все же произойдет, поэтому, скорее всего, вам потребуются дополнительное время и мыслетопливо, чтобы разобраться с этим «чем-то» до того, как оно поломает ваши планы.

◆ 4.3.3. Горилла и целеполагание по SMART

▪ По большей части то, удачлив человек или нет, определяется степенью незамутненности его внимания и готовности принять неопределенность.

◆ 4.3.4. Не все минуты одинаково полезны

▪ Оценивая время, требующееся для выполнения задачи, я предпочитаю использовать буквально три категории: 15 минут, 30 минут, 1 час (это все не настоящие часы, а условные). Если внутренний голос говорит вам, что задача заслуживает больше, чем час, это сигнал задуматься: 1. Все ли, касающееся этой задачи, мне понятно? Мы нередко оцениваем как затратное не то, что реально требует много сил и времени, а то, чего мы не понимаем. А оценка непонятного может содержать в себе ошибку на порядки. 2. Действительно ли эта задача — первый шаг? Может быть, перед тем, как к ней приступить, надо выполнить что-то еще? Если так, тогда это «что-то» должно войти в наш список.

◆ 4.3.5. Законы впихивания и разумная многозадачность

▪ Перейти от впихивания к вытягиванию непросто даже тем, кто не сомневается в эффективности такого подхода. Для этого необходима довольно большая доза решимости, смелости и силы воли, поскольку, если работы очень много, наше естественное (обезьянье) желание — как можно быстрее со всем этим разделаться, для чего нужно сразу схватиться за как можно большее количество дел. А еще может получиться так, что в определенный момент по нескольким задачам мы не сможем двигаться дальше, так как ожидаем результатов от кого-то еще. В этом случае может показаться, что схватиться за новые дела будет разумным решением, иначе мы будем простаивать. Для перевозбужденной обезьяны внутри нашего мозга нет ничего страшнее, чем спокойно ждать, когда кругом еще столько работы!

◆ 5.3. Инкубация идей

▪ если вы что-то записываете в какой-то список, у вас должен быть ритуал, в рамках которого вы можете что-то удалить из этого списка, изменить, дополнить или просто прочитать.

◆ 6.2. А что делать, если я не смогу заставить себя следовать этой методике?

▪ Сила воли требуется каждый раз, когда мы начинаем что-то менять в своей жизни, и, конечно, чем она крепче, тем легче нам дадутся эти перемены. Однако сила воли бесполезна для постоянного поддержания новой привычки или нового способа что-то делать. Нам нужно довести это до автоматизма.

◆ 8.3. Как я писал эту книгу

▪ Список задач — это инструкции нашей внутренней обезьяне о том, что надо сделать, желательно при этом вообще не думая. Элемент плана — это намерение что-либо сделать. Перед тем как начать что-то делать, было бы неплохо подумать. Результат этого размышления может быть следующим: 1. Взять и сделать, как написано. 2. Понять, что этот элемент плана больше не нужен, и выбросить его. 3. Понять, что этот элемент плана не нужен в таком виде, его нужно изменить, а также, возможно, добавить еще несколько новых элементов.

◆ Приложение 2. Подсказки для внедрения этого всего в жизнь

▪ Ни одна методика не гарантирует вам благоприятного исхода, она лишь увеличивает его вероятность.

▪ 1. Не ищите универсальных решений и методов и тем более программ и инструментов. По крайней мере, не надейтесь найти их сразу. Возможно, вы к ним придете, но через несколько итераций. 2. Не старайтесь сразу решить проблему полностью. Очень часто мы отвергаем частичные решения проблемы, потому что нам нужно решить проблему целиком и сразу, но нередко путь к полному решению лежит через несколько промежуточных. Вы учитесь не решать все и сразу одним махом, а планомерно и постоянно делать чуточку лучше, чем было до этого.

Список задач — это инструкции нашей внутренней обезьяне о том, что надо сделать, желательно при этом вообще не думая. Элемент плана — это намерение что-либо сделать. Перед тем как начать что-то делать, было бы неплохо подумать. Результат этого размышления может быть следующим:
1. Взять и сделать, как написано.
2. Понять, что этот элемент плана больше не нужен, и выбросить его.
3. Понять, что этот элемент плана не нужен в таком виде, его нужно изменить, а также, возможно, добавить еще несколько новых элементов.