Базы данных Access для Чайников

Введение

Базы данных − это набор сведений, относящихся к определённой теме или задаче, такой же, как отслеживание заказов клиентов или сопровождение музыкальной коллекции. Если база данных хранится не на компьютере, или на компьютере хранятся только её части, отслеживать сведения можно из целого ряда других источников, которые пользователь должен скоординировать и организовать самостоятельно.

Создание базы данных. Режим таблицы

Когда в память компьютера загружается Access, на экране появляется окно, в котором можно выбрать одну из трёх позиций:

Новая база данных.

Мастера, страницы и проекты баз данных.

Открыть базу данных:

Если вы выбираете первый пункт, то открывается окно, в котором нужно указать диск, папку и имя фала, в котором будет храниться ваша база данных (создаётся новая база данных).

Если вы выбираете первый пункт, то включается диалог с мастером. Отвечая на вопросы, вы можете создать базу данных, которая разработана по готовому шаблону, со всеми связями и примерными записями (этот режим удобен для начинающих).

В третьем пункте выбирается и открывается одна из баз данных, сохранённых на вашем диске.

Выбор завершается щелчком мышью по кнопке ОК или нажатием на слово Enter.

После этого открывается окно базы данных, содержащее 7 объектов и 8 кнопок. Если это новая база данных, то на всех её закладках отсутствуют имена таблиц, запросов, форм и так далее.

Основой любой базы данных является таблица, в которой содержатся все записи базы. Таблица − это набор данных по конкретной теме, такой, как товары или поставщики. Использование отдельной таблицы для каждой темы означает, что соответствующие данные сохранены только один раз, что делает базу данных более эффективной и снижает число ошибок при вводе данных. Таблицы организуют данные в столбцы (называемые полями) и строки (называемые записями).

Для того чтобы создать новую таблицу, нужно щёлкнуть мышкой по кнопке Создать

В результате открывается окно, в котором можно выбрать один из пяти пунктов

Режим таблицы − в этом режиме можно ввести данные в поля таблицы, которые по умолчанию, имеют имена Поле 1, Поле 2 и так далее. Тип данных определяется автоматически по тому, что вы вносите в таблицу. Имена полей можно менять в режиме Конструктор.

Конструктор − в этом режиме вы сами в окне Таблица указываете Имена полей и Тип данных (при необходимости можно сделать пояснения в поле Описание). Этим самым вы задаёте структуру таблицы. Эта структура должна быть сохранена в файле базы данных, щелчком мыши по кнопке Сохранить или выбором соответствующей команды из меню Файл. После этого вы вводите в окно название таблицы и, при необходимости, указываете ключевое поле (если это не было сделано ранее). Заполнение таблицы данными осуществляется в режиме Таблица, в который можно попасть щелчком мыши по кнопке Вид или одноимённой командой Режим таблицы из меню Вид. Тип данных, вводимых в таблицу, должен соответствовать типу поля, куда вводятся данные. Если нужно внести изменения в структуру таблицы, то это можно сделать в режиме Конструктор. Для того чтобы попасть в режим Конструктор, нужно установить курсор на имя таблицы и щёлкнуть мышью по кнопке Конструктор.

Мастер таблиц − предлагает набор типовых таблиц по различным разделам Деловым и Личным со списком полей, из которых можно выбрать нужные вам или заменить некоторые из них на свои, установить ключевое поле, дать таблице имя и выйти либо в режим таблицы, либо в режим конструктора для продолжения редактирования структуры таблицы.

Импорт таблицы − открывает окно, в котором можно выбрать тип импортируемого файла, указать место и имя этого файла. Этот режим позволяет использовать данные, созданные в других базах данных, таких как FoxPro, dBASE, Paradox, Lotus1-2-3 и других, путём копирования данных из выбранного файла в таблицу базы данных Access.

Связь с таблицами − в этом режиме осуществляется связь с файлами перечисленного выше вида. Причём изменение данных в таблице, импортированной таким образом в Access, влечёт за собой изменение и в первоисточнике, и наоборот.

Создать таблицы в режиме Конструктор, с помощью Мастера и путём Ввода данных можно также с помощью соответствующих строк в окне базы данных, открытом на объекте Таблицы.

В режиме Таблица можно:

Добавлять новые записи с помощью кнопки Новая запись или с помощью команды Запись из меню Вставка.

Удалять записи, текущую (там, где находится курсор) или маркированные с помощью кнопки Удалить запись или с помощью команды Удалить запись из меню Правка.

Сортировать по возрастанию или убыванию записи в таблице по полю, которое является активным (там находится курсор ввода) с помощью кнопок Сортировка по возрастанию, Сортировка по убыванию или с помощью команды Сортировка из меню Записи.

Производить поиск записей с помощью кнопки Найти или соответствующей команды из меню Правка. При этом, открывается окно, в котором можно установить параметры поиска.

Производить фильтрацию записей с помощью кнопок Фильтр по выделенному (показывает записи, в которых содержатся поля, в точности соответствующие выделенному) и Изменить фильтр (открывает список полей, в которых можно выбрать определённую запись или записи). В меню Записи командой Фильтр − Расширенный фильтр можно устанавливать различные Условия отбора и сортировать таблицу по нескольким полям.

Задание 1. Государства

Откройте программу Microsoft Access. Для этого воспользуйтесь либо соответствующей кнопкой на панели Office, либо щёлкните по кнопке Пуск − Программы − Microsoft Access.

В появившемся окне щёлкните по строке Новая база данных, а, затем по OK.

Перейдите на диск D:, откройте свою папку, нажмите на клавишу Tab на клавиатуре и в окошке Имя файла напишите название базы данных Country.

После щелчка по кнопке Создать, на экране появится окно базы данных.

Щёлкните мышью по кнопке Создать, которая находится в верхней части окна БД и, в появившемся окне, Новая таблица, щёлкните по строке Конструктор, а, затем, по кнопке ОК.

Заполните таблицу, как показано ниже (при вводе Типа данных используйте кнопку списка)

После этого структуру таблицы нужно записать в базу данных, для этого используем команду Сохранить из меню Файл или кнопку Сохранить на панели инструментов. В появившемся окне введите имя таблицы Государства и щёлкните по ОК. На запрос о создании ключевого поля ответьте Нет (в этой таблице ключевое поле не нужно).

Затем щёлкните мышью по кнопке Вид (первая кнопка на панели инструментов) или в меню Вид выберите Режим таблицы, а, затем введите данные, представленные ниже в таблицу.

Произведите следующие редакционные изменения:

Население Чили должно быть 14,5.

В Люксембурге климат умеренный.

Добавьте следующую запись в БД (База Данных): Страна − Бразилия; Население − 140; Столица − Бразилия; Валюта − Крузадо, Язык − Португальский, Климат − Субтропический.

Ликвидируйте запись для Колумбии (сделайте активной любую ячейку в строке Колумбия и щёлкните по кнопке Удалить запись).

Добавьте в таблицу ещё одно поле с именем Флаг. Для этого нужно перейти в режим Конструктор (щелчок мышью по кнопке Вид или в меню Файл, команда Конструктор), перевести курсор ввода под последнюю строку, в столбце Имя поля написать Флаг, а в столбце тип данных выбрать Поле объекта OLE.

Сохраните изменения в структуре таблицы и перейдите в Режим таблицы (см. выше).

Переведите курсор ввода в первую ячейку столбца Флаг и выполните команду Объект из меню Вставка. В появившемся окне выберите Microsoft Clip Gallery, а, затем категорию Государственные флаги. Подберите флаг для первой страны, щёлкните по нему, а, затем по кнопке Вставить клип. Переходя из одной ячейки в другую в столбце Флаг, вставьте по одному флагу для каждой страны.

На панели инструментов найдите кнопку Новый объект (вторая справа) и щёлкните в ней по кнопке списка, а, затем по строке Автоформа. Просмотрите её содержимое и сохраните под именем Флаги.

С помощью кнопки Новый объект создайте Автоотчёт, просмотрите его содержимое и сохраните под именем Стяги.

Запросы

Запросы обеспечивают быстрый и эффективный доступ к данным, хранящихся в таблицах. При выполнении запроса Access считывает данные из таблицы и отображает результат выполнения в режиме таблицы. Благодаря запросам вы можете выполнить сортировку, вычислить выражение и другое. Запрос можно создать либо для таблицы (таблиц), либо для запроса.

Для создания запроса можно поступить следующим образом: выделить имя таблицы (имя запроса) курсором на соответствующей закладке окна базы данных (эти объекты могут быть открыты) и кнопкой Новый объект открыть список, в котором нужно выбрать пункт Запрос.

Другой способ: открыть окно базы данных на объекте Запросы и щёлкнуть мышью по кнопке Создать.

После выполнения одного из этих действий, открывается окно, в котором можно выбрать один из способов создания запроса: «в ручную» в режиме Конструктор или с помощью одного из Мастеров (Простой запрос, Перекрёстный запрос, Повторяющиеся записи, Записи без подчинённых).

При работе в режиме Конструктор нужно выбрать из списка Таблиц и (или) Запросов ту (те) таблицы или запросы, поля и данные которых вы хотите использовать в новом запросе, и щелчком мыши по кнопке Добавить, отправить список полей этого объекта в верхнюю часть окна Запрос на выборку.

Для того чтобы перенести нужные имена полей из списка в строку Поле, можно либо выполнить двойной щелчок по имени выбранного поля, либо перетащить его из списка полей в строку ПОЛЕ, либо щёлкнуть мышью в правой части пустой строки Поле и выбрать из списка нужное поле.

В третьей строке можно указать способ сортировки по всем полям запроса По возрастанию, По убыванию и Отсутствует (последнее устанавливается по умолчанию).

В четвёртой строке можно установить или снять флажок (галочку), который определяет будет или не будет выводиться данное поле в таблице запроса.

Запрос с критериями поиска

В строке Условие отбора можно ввести критерии выбора. Например, если вы хотите вывести записи, относящиеся к одному из издательств, содержащемся в таблице, то в поле, в котором перечислены названия издательств, нужно ввести название этого издательства (например, Мир). После выполнения команды Запуск из меню Запрос или щелчка мышью по кнопке Запуск, будет создана таблица − запрос, удовлетворяющая критериям (условиям) запроса. Критерии можно задавать по нескольким полям, сужая круг поиска нужной информации. При задании критериев можно использовать маску. Например, если вы хотите отыскать автора, фамилию которого помните не совсем точно (всего несколько первых букв), то в поле, где содержатся эти фамилии, нужно ввести эти несколько букв и в конец добавить знак *. При выполнении запроса или при переходе в другое поле для ввода других критериев, в начале условия, содержащего маску, появляется оператор Like. Можно сохранить запрос для последующего использования командой Сохранить запрос из меню Файл или кнопкой Сохранить на панели инструментов.