Presentation Secrets

Очень долго я думал, что все, что нужно для презентации – это набор слайдов с информацией.
При этом важно поместить на слайды побольше данных, вставить туда каких-то смешных картинок и обязательно использовать анимацию. Если есть в PowerPoint такие фишки, как появления текста с эффектом жалюзи – грех же его не использовать? Нет, это совсем не грешно. И одних только слайдов с информацией будет недостаточно для презентации, и задача слайда – вовсе не информировать.
Все это я узнавал постепенно. Сначала мне попалась на глаза презентация Алексея Каптерева «Смерть через PowerPoint». В это время я активно читал книги издательства «Манн, Иванов и Фербер», и будто под заказ МИФ переводит с английского и издает книгу Алексея «Мастерство презентаций». Купил я книгу в первые дни после промоушена и, взяв ручку с блокнотом, начал изучать. Признаюсь, было нелегко. В некоторых местах мое мнение о презентациях пришлось переосмысливать кардинально. Я потратил много времени на чтения, не только потому, что записывал все интересное, а и потому, что в книге много ссылок на интересные презентации, полезные книги, программы для работы, фильмы (да!) и исследования. И по ссылкам этим тоже было интересно погулять. В общем, когда я прочитал последнюю страницу, то понял, что информации у меня в голове много, но упорядоченность ее оставляет желать лучшего.
Алексей делит всю науку о презентации на три большие темы: составление истории, создание слайдов и подача материала.

У книги Алексея Каптерева «Мастерство презентации» (английское название «Presentation secrets») интересная история (судя по некоторым высказываниям). Сначала она появилась в англоязычном варианте и только потом её перевели на русский язык (именно перевели, с английского на русский!). Также книга имела очень высокий рейтинг во многих интернет-магазинах, включая Озон. В итоге и я попался на этот ажиотаж, говорящий, что, мол, это одна из лучших книг по мастерству презентаций. Не знаю как насчёт лучшей книги, но вот цена действительно не маленькая, способная конкурировать с такими книгами как СПИН-3,4 или «Шесть сигм».
Я не являюсь специалистом в вопросе презентаций и поэтому не могу дать объективную оценку книге. Скажу лишь, что книгу было интересно читать и что она хорошо подойдёт новичкам в этом вопросе, таким например, как я.
Книга имеет нестандартный или необычный размер и цветные иллюстрации. В общем и целом книга радует глаз, отсутствует какая-либо напряжённость.

Три главных принципа

В самом начале Каптерев пишет, что любая презентация должна соблюдать три принципа: фокус, контраст и единство.
Каптерев даёт такие три определения:
· «принцип фокуса гласит: выстраивайте свою коммуникацию вокруг одного центрального послания и сопровождайте его тремя или четырьмя, поддерживающими идеями».
· «Принцип контраста гласит, что идеи становятся понятными только в контрасте с другими идеями»
· «Принцип единства гласит, что при правильном построении конфликтующей части создают целое, которое больше, чем сумма его частей».
Как пишет автор, эти принципы действуют не только в отношении презентаций. Их можно встретить у Гегеля, а тот в свою очередь приписывал их Канту. Кстати, автор на манер американских писателей бизнес-литературы просто-таки заваливает цитатами: от Гегеля до Минто. Это создаёт чувство, что автор очень образованный и интеллектуальный человек, которому хочется верить (я не даю по этому поводу никаких оценок).

Работа с идеями

Большим плюсом являются технические советы по созданию презентаций. К примеру, такой: «Когда я работаю в одиночку или с одним клиентом, то чаще использую не стикеры, а компьютерные программы, предназначенные для визуального мышления. Я нахожу такой способ работы более простым и удобным. В отличие от листочков с записями здесь есть функция copy-paste. Вы можете использовать три типа программ: аутлайнеры, приложения для создания ментальных карт и редакторы для картирования концепций». Да, инструменты действительно впечатляют. Очень интересное замечание автора.

Конфликтлогия

Подходя к теме «текст», идеи, что высказываются в ней, автор особое внимание уделяет конфликту, т.к. по его мнению, если в презентации не будет конфликта, она станет предсказуемой и как следствие - невыносимо скучной. Каптерев пишет следующее замечание по этому поводу: «Я готов поспорить, что самая важная часть вашей презентации – это проблема. Если вы не позаботитесь о том, чтобы описать проблему, вы, скорее всего, потеряете свою аудиторию в первые же пять минут. Очерчивая проблему, вы создаёте конфликт между двумя силами: проблемой и решением. Именно этот конфликт и сделает вашу историю интересной и заставит людей следить за ней. Уяснение проблемы – главная предпосылка для успешной презентации». Эту идею можно проследить и в книге посвящённой работе PR с журналистами – «Паблисити: жми сюда» - в которой автор на протяжении всей книги пишет, что журналистам требуется информация, которую бы они могли использовать для написания статьи, в которой был бы определённый конфликт, интрига, динамизм. Так что, это не ново.
Следующие четыре типа проблем можно использовать в презентации для создания конфликта:
· «Моральная или психологическая проблема»
· «Конфликт с другим человеком или компанией»
· «Конфликт с господствующей парадигмой, со статус-кво».
· «Конфликт с «силами» (природы, экономики, курсов и даже судьбы) – с так называемыми «объективными вызовами»
Создав проблему, мы должны это красиво преподнести и также красиво её решить. Вот как происходило решение в презентации iPod 2001 года:
Уровень 1
Проблема: Существующие MP-3 плееры малопригодны для употребления. Ни один из них до сих пор не стал хитом.
Решение: Apple совершит что-то фантастическое: мы положим тысячу песен в ваш карман.
Уровень 2
Проблема: Если мы хотим положить тысячу песен в ваш карман, как мы это сделаем?
Решение: Мы начнём с ультратонкого жёсткого диска.
Уровень 3
Проблема: Но как мы запишем тысячу песен на этот ультратонкий диск?
Решение: Мы используем шину Firewire.
Уровень 4
Проблема: Почему именно Firewire?
Решение: Потому что она высокоскоростная.
Уровень 5
Проблема: Насколько она высокоскоростная?
Решение: Вы можете загрузить целый CD за 5-10 секунд. Давайте сравним её с USB. Здесь, на самом нижнем из всех возможных уровней, Джобс использует матрицу 2х2 для сравнения USB и Firewire. Конечно, продукт Apple начисто выигрывает.
Как видим, вся презентация строится по принципу матрёшки, когда одна проблема при разрешении открывает следующую, которая также открывают следующую при своём разрешении. Тем самым создаётся и поддерживается интрига на протяжении всей презентации. Также открывается широкая возможность для презентации и бренд компонента или бренд свойства.

Слайды

Вторая часть книги посвящается теме слайдов. Одной из стратегий создания слайдов является метод, описанный в книге Г. Рейнолдса «Презентация в стиле дзен» идущий по пути минимализма. Одним из плюсов данного подхода является его способность не дать презентации увязнуть в нагромождениях цифр и букв. Как пишет Каптерев по этому поводу: «Если вас нужна лазерная указка, чтобы показывать аудитории, в какое место слайда смотреть, - это признак того, что ваши слайды перегружены».
При создании шаблонов с использованием вышесказанной стратегии, Каптерев рекомендует: во-первых, соблюдать чёткость, т.е. «никаких ненужных украшений. Никаких лишних рамочек. Никаких логотипов, помимо тех, что на первом и на последнем слайдах». Во-вторых, контрастность, т.е. «основной текст ясно виден на общем фоне слайда. Текст заголовка заметно отличается от остального текста». И в третьих, согласованность, т.е. «различные элементы шаблона должны быть «созвучны друг другу», создавая, таким образом, некую единую реальность». Для примера автор приводит довольно интересные слайды из презентации президента США Барака Обамы.
Что интересно, Каптерев пишет точь в точь то же самое, что пишут все копирайтеры, т.е. что «заголовок – это самый важный элемент текстового слайда». И далее: «В идеале люди должны суметь составить себе представление о вашей презентации, прочитав одни лишь заголовки. Практикуйтесь в написании кратких и понятных заголовков». Прямо чуть ли не дословная цитата из Огилви. Что ж, похоже, у рекламы и презентаций намного больше общего, чем думается изначально.

Диаграммы

Что касается диаграмм, которые собственно и принесли автору успех (по его словам) благодаря его книге «Смерть через PowerPoint», то тут автор даёт следующие советы:
· Диаграмма, разработанная для презентации, должна что-то утверждать.
· Если вы хотите своей диаграммой что-то подтвердить, вам необходимо показать разницу.
· После того как вы визуализировали своё послание, удалите всё остальное.
· Прежде чем использовать трёхмерные диаграммы, дважды подумайте. В них сильно искажаются пропорции.
· Постарайтесь вставить легенду как можно ближе к диаграмме, желательно вообще в саму диаграмму.
· Не используйте все доступные цвета. Используйте яркий цвет, чтобы создать сильный контраст.
Вообще, тема диаграмм довольно детально разбирается автором и затрагивает такие древние диаграммы как схема Шарля Минара и гравюра изображающая корабль Brookes.
В общем, диаграммы также несут оттенок минимализма в работах Каптерева. Достаточно посмотреть на два предложенных им примера и убедиться в важности темы замусоривания не только слайдов, но и диаграмм. В конце концов, необходимо будет, при создании презентаций, найти своё место, как пишет автор, на S-образной кривой, которая описывает «эффект-усилия» при создании презентаций от полного отсутствия дизайна до момента, когда дизайн довлеет над содержанием. Переизбыток дизайна, уводящий смысл всей презентации в тень, тоже распространённая ошибка при создании презентаций. В общем, как я понял, книга Алексея Каптерева «Мастерство презентаций» ориентирована в первую очередь на новичков в этом деле, с чем прекрасно справляется.

Книга учит не только создавать презентации. Она вдохновляет на то, чтобы изменять мир своими выступлениями. До сих пор мне не нравилось выступать и я делала это скорее по принуждению, нежели от чистого сердца, но сразу после прочтения, во многом пересмотрев свой подход к выступлениям, я стала с нетерпением ждать, когда же мне удастся оказаться перед аудиторией, чтобы немножко их изменить и тем самым изменить и мир вокруг себя.

Книга содержит множество отсылок к другим материалам. На их просмотр ушло времени, пожалуй, даже больше чем на чтение самой книги, но это было время, проведённое не только с пользой, но и удовольствием. Некоторые ссылки, к сожалению, уже не работают, но материалы не составляет сложности найти поисковиками.

Думаю, что не буду убирать эту книгу на полку, а оставлю на столе и буду пользоваться каждый раз, когда мне нужно подготовить презентацию или написать историю.

Презентация это наглядное пособие, а не люди а не шпаргалка.
Человек на 65% лучше запоминает информацию одновременно представленную в аудио и визуальном формате.
Слайды должны информировать, объяснять и убеждать.
Выстраивайте свою коммуникацию вокруг одного послания, дополняя тремя, четырьмя поддерживающими идеями
Человек может запомнить не более 4 порций инфы
Вся презентация должна быть едина в мелочах.
Ни «что я буду говорить?», а «какой результат я хочу получить?»
Презентацию можно оценить по двум показателям "воспоминания" и "воздействия". Как хорошо аудитория запомнила презентацию и какова вероятность того что они пойдут и сделают.

Главное - цель!

Главный вопрос: "какова цель презентации?"
Типичный ответ: "я хочу чтобы они..." или "я хочу проинформировать их о..." -

не правильный ответ!
Правильный ответ:

"я хочу чтобы они дали мне свою визитную карточку" или "я хочу чтобы они поверили что мой план сработает"
Цель должна объеденять аудиторию и выступающего.

Хорошая цель:

"что я хочу чтобы они сделали?" "что я хочу чтобы они запомнили?"

Каждый человек вкладывает свое понимание в слово «презентация». Для кого-то это просто слайды, которые можно отправить по почте и не готовить текст. Для других слайды вообще не нужны, а под презентацией понимается только речь докладчика на заданную тему. Книга «Мастерство презентации» Алексея Каптерева объединяет и то, и другое. А еще подготовку к презентации и ее структуру.

Основные принципы, показанные автором, - это фокус, контраст и единство. Все три принципа можно применить к каждой из частей презентации: к истории, которую вы рассказываете, к тому, как её подаете, а также к вашим слайдам.

Фокус – это про то, что внимание не должно распыляться. В каждой истории, слайде и выступлении должна быть кульминация, одно центральное послание, привлекающее внимание. На мой взгляд, это отлично работает, если презентация посвящена какой-то одной основной идее – например, что-то продать, или провести обучающую лекцию на заданную тему. Но в тех презентациях, которые обычно готовлю я, обозначить фокус бывает очень сложно. Тут необходимо упомянуть, что под презентацией мне приходится понимать именно «слайды». Зачастую они исключают выступление совсем, а используются только в качестве «раздаточного материала» или «наглядного пособия» для руководителей или участников проекта: в них указаны сроки, риски, выполненные задачи, открытые вопросы. Это может быть отчетная презентация за квартал, содержащая по одному-два слайда на каждый из двадцати проектов. Соглашусь, что можно и нужно выделить фокус на каждом из слайдов, но как выделить центральное послание в истории, которая, по своей сути, - набор микроисторий о каждом проекте? Каждый из них важен, и каждому нужно уделить должное внимание. Это легче сделать, если по всем проектам всё идет гладко, а по какому-то нужно рассказать о проблемах. Тогда этот проект станет фокусом. Но что, если все они находятся примерно в одинаковом состоянии?

Следующий принцип – контраст. Он гласит, что идеи становятся понятными только в контрасте с другими идеями. Полностью соглашусь. Смотреть, как параллельно что-то сопоставляют, всегда интересно. Здесь абсолютно нет никаких вопросов и внутренних противоречий. Рассказывая историю, всегда выгодно сравнить «было-стало» или «у них – у нас». Даже показать неприятный факт может быть не так страшно - это то, что может сделать историю интересной и непредсказуемой. Слайды воспринимаются лучше, если текст отделен от фона, важные данные выделены от вспомогательных, а заголовки обособлены. И, наконец, человек остается интересным, если не перестает быть разным во время длинного выступления, придает словам эмоциональную окраску, замедляет и ускоряет темп в зависимости от того, о чем говорит.
Последний, но немаловажный принцип - это единство, когда части создают целое, которое больше, чем сумма этих частей. Он также не вызывает вопросов, если речь идет о чем-то цельном, а не о наборе слайдов, где каждый – о своём. Безусловно, все слайды стоит сделать в одном стиле, не используя на каждом десяток шрифтов и пять вариантов стрелок или не рисуя 3D-фигуры на фоне «под старину». Скорее всего, их даже объединяет общая идея – «отчет о работе подразделения за последний месяц». Но как обеспечить единство, если с этими слайдами придется выступать? Как подать их так, чтобы они не смотрелись набором разрозненных историй? На этот вопрос я пока ответа не знаю.

Хотелось бы обозначить несколько идей, которые показались мне интересными и полезными. Во-первых, мысль о том, что даже если вы не дизайнер, стоит научиться некоторым основам. Мне понравился довод автора:

Думаю, это недалеко от истины, ведь большинству из нас так или иначе приходится доносить свои идеи до руководства, оформлять таблицы, отчеты и графики, и, безусловно, эстетика при «продаже» этих идей очень важна. Пожалуй, часть про дизайн вообще была самая интересная и полезная лично для меня. Прочитав книгу и взглянув на последний созданный мною слайд, я сразу отметила в нем несколько ошибок, которые теперь бы не допустила.

Также мне понравилось утверждение, подкрепленное результатами исследования, что люди ассоциируют простоту прочтения задачи со степенью простоты или сложности выполнения самой задачи. А потому, аудитория с большей вероятностью запомнит сложный слайд, но с меньшей вероятностью возьмется за выполнение представленной на нем задачи. Никогда об этом не задумывалась, нужно попробовать применить это в собственных слайдах.

Что хочется сказать о самой книге. Выглядит она отлично: цветные иллюстрации, качественная печать, плотные страницы. Но когда я начала читать, оказалось, что книга совершенно не удобна в использовании. Глянцевые страницы бликуют от ламп. Формат такой, что книгу неудобно держать в руках. Она слишком большая и тяжелая. Сноски на полях вызывают непонимание: что прочитать сначала – текст или сноску? В тексте довольно много опечаток. Мне кажется, всё это довольно странно для книги, которая учит правильно преподносить материал. На протяжении всего чтения меня преследовали недоумение и предрасположенность относиться ко всему написанному очень критично.

Однако, есть и достоинства в виде огромного количества ссылок на отличные презентации, сетевые ресурсы для помощи в создании собственных слайдов, книги и фильмы. Автор явно любит свою работу и пишет о ней с большим вдохновением. Если честно, я не видела ни одной презентации Каптерева, но хочется верить, что он действительно профессионал в своем деле.

В целом, могу сделать вывод, что время на чтение явно было затрачено не зря, но не все идеи были на 100% полезны или применимы к моей работе.

ОБЩЕЕ ВПЕЧАТЛЕНИЕ: Одна из лучших книг, прочитанных мной по подготовке презентаций. Как мне казалось, презентации я делать умею, поэтому открывала книгу с настроением "ну, удивите меня", и была приятно удивлена четким и структурированным подходом автора и рассмотрением презентаций со всех сторон: логика, оформление, подача материала на выступлении. Надо сказать, что ряд логических и стилистических приемов, о которых говорит автор, я тут же использовала в своей презентации. И особенно понравилось, что автор также рассказывает и о неудачах, и о проколах. Это привлекает.

О ЧЕМ: О том, как сделать грамотную и отзывающуюся у слушателей презентацию. Причем, "сделать" - это означает с нуля. Как построить интересную историю, как представить факты, как избавиться от лишнего, и, главное, как это преподнести.

КОМУ СТОИТ ПРОЧЕСТЬ: Тем, кому нужно выступать перед аудиторией. Хотя, первую часть книги я бы рекомендовала вообще прочесть каждому, т.к. там рассказывается о приемах убеждения и представления своих мыслей наиболее выгодным способом, а это крайне полезный навык, ИМХО :)

ЗАЧЕМ ЧИТАТЬ: Для усиления своих профессиональных навыков. А еще книга учит задавать себе правильные вопросы из серии "Зачем я это делаю" и "Что я на самом деле хочу сказать".

8/10. К сожалению, без ложки дегтя не обошлось. Автор местами слишком самоуверен, а пример с предвыборными слайдами Обамы вообще растянулся чуть ли ни на треть книги, к тому же некоторые примеры явно спорные и субъективные.