Смерть от совещаний

#некнижныйблогер

Цитата: «Самая лучшая новость: для тех организаций, которые сумеют преобразовать мучительные совещания в эффективные, награда превзойдет любые их ожидания: возникнет интерес к работе и умение быстро принимать наилучшие решения, ведущие к прекрасным результатам».

Впечатление: Книгу для себя я открыла после обучения я М. Батырева. Так как нашла ее на раскладке у мифа. Само название сразу меня порадовало, и да я, наверное, ошибочно подумала, что автор даст инструмент к тому, как сократить кол-во совещаний в рабочей среде (это тема набивает сейчас оскомину у нас в компании). Но книга превзошла ожидания и помогла мне взглянуть иначе на собрания, которые провожу лично я, в своем подразделении, потому что есть что поменять и есть к чему стремиться, если, конечно я хочу, чтобы «совещание», как рабочий инструмент стал эффективно выполнять свою функцию. В общем достаточно неплохой такой нон-фикшен на небольшом количестве страниц. Для себя взяла следующее: 1) Совещание это отличный, эффективный инструмент если правильно им пользоваться; 2) Все совещания можно разделить на 4 основных вида: -Ежедневная пятиминутка; -Еженедельная тактика; -Ежемесячная стратегия; -Ежеквартальное. У каждого из этих типов совещаний-своя функция и свой «план» проведения. 3) Совещание должно быть структурировано и иметь четкую цель; 4) На совещаниях должна быть разобран конфликт, иначе оно будет просто не продуктивным.

О чем книга: Книга о таком рабочем инструменте, как «совещание», разбирается его структура, на примере выдуманной ситуации и организации. Книга ен призывает отменить совещания, а скорее модифицировать их под специфику организации и устранить неэффективный элемент.

Читать\не читать: читать для работы

По мнению автора, существует две самые распространенные проблемы, почему совещания так часто неэффективны и даже ненавистны:

Проблема 1. Недостаток драматизма.

Совещания совсем не должны быть скучными. Конструктивные конфликты и дискуссии добавляют жизни и динамики любой встречи. Наоборот, плохой показатель - если команда просто пассивно слушает и не вносит ничего нового в ход совещания.

Для подогревания умеренного драматизма ведущий совещания может проиллюстрировать опасности, следующие за плохим решением, подчеркнуть угрозы и негативные последствия для организации. Важно, чтобы коллектив был вовлечен, осознавал последствия, а также свой вклад в развитие ситуации. Тогда дискуссия должна завязаться сама собой.

Проблема 2. Отсутствие контекстуальной структуры или совещания - рагу.

Такие совещания включают в себя всевозможные виды вопросов и актуальных задач - тактические моменты, стратегические задачи, текущие проблемы, все в разном приоритете и в разной степени актуальности. За ограниченное время во время таких совещаний возникает больше вопросов чем ответов и соответственно времени на полноценную дискусию и принятие решений не остается.

Автор предлагает решить эту проблему путем введения четырех видов совещаний в зависимости от контекста:

Ежедневные пятиминутки

Призваны дать представление коллективу, что над чем работает команда в регулярном режиме. Помогают выявить и скорректировать ежедневные приоритеты, сэкономить время на электронную переписку по поводу "кто что делает" в течение дня.

Еженедельные тактические совещания

Длительность таких совещаний не должна превышать 1.5 часов и должна включать такие моменты:

Блиц - быстрый отчет, во время которого участники по очереди называют два­-три своих приоритета на неделю. Каждый должен уложиться в одну минуту и быстро описать, что ему предстоит сделать.

Обзор результатов деятельности - отчет о важнейших параметрах деятельности: выручке, затратах, удовлетворенности клиентов, материальных запасах. У каждой компании список может быть индивидуальный, в зависимости от специализации.

Повестка в реальном времени - лишь после первых двух пунктов рекомендуется определится со списком наиболее актуальных вопросов для обсуждения (но не до совещания, когда эти вопросы не раскрыты).

Ежемесячные стратегические встречи

Такие встречи предназначены для анализа и дебатов касательно наиболее важных стратегических задач. Рекомендуется выносить одну-две темы для полного погружения в суть проблемы.

Ежеквартальные выездные обзоры

Выездные совещания позволяют руководителям отвлекаться от ежедневных задач и более целостно посмотреть на бизнес и его долгосрочные перспективы. К примеру: полноценная оценка стратегии, оценка руководящей команды, оценка коллектива, оценка конкурентов.

Для удобства есть замечательная табличка с кратким изложением сути каждой встречи:

В заключение скажу, что подход вполне практичный и универсальный. Спасибо Патрику за еще одну полезную книгу.

Мой топ по стилю подачи информации, мой п=топ по скорости прочтения, мой топ по полезности книги. Прочла книгу за один вечер, автор очень легко передает мысль , после прочтения в голове структурировались многие вопросы и нашлись ответы, как сделать совещания интересными участникам и заинтересовать их же в участии. Рекомендую каждому, кто устал от совещаний ради совещаний ,после которых не становится ни лучше ,ни хуже, а иногда еще и не только не получается найти ответы ,а наоборот увеличивается количество вопросом после...