Золотые правила Гарварда и McKinsey. Правила магической пирамиды для делового письма

1. Пирамида. Идеи обязательно группируются по каким-либо признакам. Наиболее эффективный метод изложения идей - сверху вниз, поэтому правильная группировка представляется в форме пирамиды. Идеи в рамках пирамиды должны подчиняться трём "золотым правилам": - Идеи каждого уровня должны обобщать идеи, сгруппированные ниже. - Идеи каждой группы должны быть логически взаимосвязаны. - Идеи каждой группы должны идти в логической последовательности. Для правильного составления документа следует схематически свести идеи в пирамиду и проверить её на соответствие трём "золотым правилам".

Дальше...

2. Составляющие пирамиды. Используя структуру пирамиды, идеи выстраиваются по вертикали в форме диалога "вопрос-ответ", а по горизонтали логической связью по принципу индукции или дедукции, но не смешивая эти два метода. Вводная часть документа пишется в повествовательной форме и является Вопросом, Ответ на который даёт остальная часть документа. 3. Построение пирамиды. Сверху вниз: - Определите Предмет. - Определите Вопрос. - Дайте Ответ. - Проверьте, чтобы ситуация и Развитие ситуации подводили к Вопросу. - Проверьте Ответ. - Заполните Главный Уровень. Снизу вверх: - Составьте список всех утверждений, которые вы хотели бы сделать. - Определите связь между ними. - Сделайте выводы. - Напишите вводную часть. 4. Особенности написания введения. Вводная часть пишется к каждой группе идей Главного Уровня и должна кратко обобщать и напоминать идеи, а не пространно информировать о них. Вводная часть должна состоять из Ситуации, Развития Ситуации, Вопроса и Ответа. 5. Дедукция и индукция. Дедукция представляет собой последовательность вытекающих друг из друга суждений. Индукция предполагает группировку схожих идей или взаимосвязанных действий. Поэтому на Главном Уровне лучше использовать индуктивный метод.

Очень важное действие нацеленное на выявление взаимосвязи идей. Виды логической последовательности: - Хронологическая - если требуется описать процесс. - Структурная - если нужно описать структуру чего-либо. - Сравнительная - если группировка основана на классификации по степени значимости. Чтобы выстроить изложение наилучшим образом, как можно более кратко сформулируйте каждую идею -> сгруппируйте схожие идеи -> расположите их в соответствующей последовательности. При описании действий сформулируйте каждое действие как можно конкретнее, чтобы оно представляло собой некий конечный продукт -> объедините в одну группу те действия, которые ведут к одному и тому же результату -> определите процесс или структуру, которые легли в основу группировки, и расположите идеи в соответствующей последовательности -> убедитесь, что вы ничего не упустили. Если описывается ситуация, сгруппируйте схожие идеи -> определите структуру, которая легла в основу группировки -> сформулируйте идеи в виде полных предложений и расположите их в соответствующей последовательности -> убедитесь, что вы ничего не упустили. 7. Обобщение сгруппированных идей Идеи в рамках одной группы должны взаимно исключать друг друга, а взятые все вместе - исчерпывающе характеризовать предмет (тут работает правило МЕСЕ - Mutually Exclusive, Collectively Exhaustive). При обобщении идей, описывающих действия, необходимо группировать их в зависимости от достигаемого результата. При обобщении идей, описывающих ситуацию, группировать их следует по признаку, который их объединяет. Найти объединяющую характеристику идей довольно просто - все схожие идеи будут относится к одному и тому же субъекту, или во всех них будет рассматриваться одно и то же действие, или все они будут направлены на один и тот же объект, или во всех них будет подразумеваться одно и то же утверждение. Структурируем идеи следующим образом. Идеи, описывающие действия: кратко сформулируйте идеи, оставив лишь ключевые слова -> определите уровень абстракции -> сформулируйте идеи как можно более чётко -> определите результат их реализации. Идеи, описывающие ситуацию: найдите сходство в субъектах, действиях или объектах -> определите категорию, которая их объединяет -> сформулируйте вывод.

Проблему определяем последующим ходом действий: - Определите сферу, в которой возникла проблема. - Определите, что нарушило стабильность в данной сфере. - Определите Нежелательный Результат Р1. - Определите Желаемый Результат Р2. - Установите, предпринимались ли какие-либо действия, чтобы решить проблему. - Определите Вопрос, на который должен быть дан Ответ в исследовании. Полученное определение проблемы нужно использовать в вводной части документа. 9. Структурирование процесса анализа проблемы Здесь можно использовать логические древовидные схемы для поиска возможных путей решения проблемы и выявления взаимосвязи между идеями одной группы. Но сначала определите проблему -> используйте модели исследования для визуализации структуры проблемной области -> выдвиньте несколько гипотез относительно возможных причин проблемы -> соберите информацию, подтверждающую или опровергающую гипотезы.

10. Отображение пирамиды идей на страницах документа Делайте наглядной структуру документа с помощью заголовков, отступов, подчёркиваний, шрифтовых выделений и нумерации. Используйте связующие звенья для перехода от одной группы идей к другой. 11. Отображение пирамиды идей на экране. при создании текстовых слайдов излагайте свои мысли максимально лаконично и просто. Используйте слайды с изображениями для наглядной демонстрации данных, обязательно снабдив его заголовком. Сделайте эскиз презентации для верного порядка размещения слайдов. Частые репетиции помогут провести презентацию эффективно. 12. Отображение пирамиды идей на письме. Опишите, мысленно созданный вами, образ того, о чём хотите рассказать.

Не могу сказать, что эта книга стала для меня шедевром. Я изучала логику в вузе и читала учебник, изданный еще в СССР, поэтому многое из того, о чем пишет Минто, мне уже знакомо. Но в целом книга отлично дополняет классический учебник по логике. Можно прочитать их друг за другом - так, на мой взгляд, будет даже лучше.

Главный плюс книги в том, что она рассматривает мышление не как нечто данное нам от природы, а как навык, который мы можем и, я бы даже сказала, должны развивать. Недостаточно быть просто хорошим специалистом - важно еще и уметь логически выстраивать свои рассуждения, письма, тексты, а по возможности - и личные беседы с выступлениями.

От того, насколько понятно и доступно мы излагаем свои мысли, зависит действительно многое. Поймут ли нас? Зададут ли правильные вопросы? Не уведет ли разговор в сторону, которая нам неинтересна или вовсе нежелательна?

Поскольку сама книга посвящена структуре, я тоже решила подойти к рецензии структурно. Итак, выделила пять главных плюсов.

1. Она учит структурировать мысли, а не просто «красиво» говорить. В этом, пожалуй, и заключается самое ценное. Часто мы сами не до конца понимаем, что именно думаем, пока не попробуем сформулировать свою мысль. Мысль и слово - не всегда одно и то же. Те, кто работает с текстами, обучением или организацией процессов, наверняка понимают, о чем я. В голове у нас одна идея, а на выходе, после осмысления и формулирования, получается нечто совсем иное. Зачастую - более точное и совершенное. Минто предлагает подход, при котором сначала формулируется основная мысль, а затем к ней последовательно подбираются аргументы. Это помогает не просто излагать то, что приходит в голову, а осознанно выстраивать собственные рассуждения.

2. Книга наглядно показывает, как выстраивать логику рассуждений. Она помогает увидеть разницу между набором фактов и полноценным аргументом. Сами по себе данные еще ничего не доказывают - важно понимать, как они связаны между собой и к какому выводу приводят. Иначе можно собрать множество фактов, но так и не ответить на главный вопрос.

3. Здесь мы учимся начинать с главного. Мы часто привыкли постепенно подводить собеседника к выводу, словно рассказываем детективную историю, в которой разгадка открывается только в конце. Но художественный роман и реальная жизнь, особенно рабочая, - совершенно разные вещи. В деловом общении далеко не всегда есть смысл держать главную мысль до последнего. Книга предлагает другой подход: сначала сообщить основной вывод, а затем объяснить, почему мы к нему пришли. Так собеседнику проще следить за ходом рассуждений, понимать суть сказанного и задавать уточняющие вопросы.

4. Автор дает инструмент, который можно применять практически везде. Принцип пирамиды пригодится не только в деловой переписке и презентациях. Его можно использовать при написании статей, разработке учебных материалов, подготовке выступлений, постановке задач и даже в обычных разговорах. По сути, это универсальный способ организовать информацию и донести свою мысль до другого человека.

5. Книга помогает перейти от интуитивного мышления к осознанному. Мы часто рассуждаем вполне логично, но не всегда можем объяснить, почему именно так строим свои выводы. Книга заставляет задуматься о самом процессе мышления: действительно ли наши аргументы подтверждают тезис? Все ли важные элементы мы учли? Не смешали ли разные основания для классификации?

Именно здесь теория становится практикой. Мы начинаем не просто строить рассуждения, но и проверять их на прочность.

В целом я могла бы рекомендовать эту книгу практически всем, а не только тем, кто работает с данными или текстами. Почему? Потому что она учит видеть структуру и логику, которые окружают нас повсюду. Распорядок дня? Система! Питание? Система! Семейные традиции? Тоже система. Многие привычные вещи кажутся нам естественными и само собой разумеющимися, пока мы не начинаем разбираться, как именно они устроены и почему работают так, а не иначе. В конце концов, даже приготовить блюдо гораздо проще, если действовать последовательно, а не хаотично. Что уж говорить о более сложных сферах жизни, где важно учитывать множество взаимосвязанных факторов.

Не ждите от книги мгновенных озарений. Возможно, какие-то из них придут гораздо позже, когда вы начнете применять прочитанное на практике. Но книга точно может подарить вам новый взгляд на привычные вещи - на собственные мысли, рассуждения и способы доносить свои идеи до других людей. А ведь именно с этим мы сталкиваемся каждый день.

"Принцип пирамиды Минто" - это принцип, статья на основе которых раздули книгу. Те знания, что даёт книга - это не закон, истина или успешная модель. Это один из методов по структуризации информации в нашем сложном информационном веке, в чем-то подобном интеллект-картам (ментальным картам), диаграммам Исикавы и, возможно, другими неизвестными мне методам.

Моя критика способа создания книг на основе "сделаем из мухи слона" издательства Манн-Иванов-Фербер - это снижение оценки до 4/10.

В то же время, не знание этих методов влечет сложности с запоминанием информации, трудностями в нахождении логических связей, сложностями в построении цепочек, как следствие - неспособность собрать все воедино и увидеть картину целиком.

Вывод: - внести данный принцип в Wikipedia - книгу на макулатуру