Введение

Табличный редактор Excel является одной из программ, входящих в состав пакета Microsoft Office, и по своей популярности уступает, пожалуй, лишь текстовому редактору Word. В своей работе Excel используют представители самых разных профессий и сфер деятельности: бухгалтеры, экономисты, математики, IT-разработчики, инженеры, аналитики и т. д. Такое распространение Excel объясняется широкими функциональными возможностями программы и вместе с этим простотой в использовании (удобный и понятный пользовательский интерфейс, возможность быстрого ввода и обработки данных, наглядность представления информации и др.).

Данная книга ориентирована на начинающих пользователей, которые либо до настоящего момента вообще не сталкивались с табличным редактором Excel, либо имеют минимальный опыт использования данной программы и обладают лишь поверхностными знаниями об Excel и его возможностях.

В книге рассматриваются основополагающие аспекты использования Exce описывается пользовательский интерфейс, порядок настройки программы, работа с формулами и функциями, построение диаграмм и др. Отдельно освещаются тонкости и различные нештатные ситуации, с которыми пользователь может столкнуться в процессе эксплуатации программы.

От издательства

Ваши замечания, предложения и вопросы отправляйте по адресу электронной почты (издательство «Питер», компьютерная редакция).

Мы будем рады узнать ваше мнение!

На сайте издательства вы найдете подробную информацию о наших книгах.

1. Общие положения

В данном разделе кратко описаны функциональные возможности программы, а также даны основные определения, перечислены термины и понятия, которые будут использованы в книге.

Назначение и функциональные возможности Excel

Редактор электронных таблиц Microsoft Excel позволяет формировать и выводить на печать документы, имеющие табличное представление, выполнять расчеты на основе исходных данных, а также осуществлять многие другие операции. Задачи, решаемые с помощью Excel, кратко перечислены ниже.

• Ввод, редактирование и оформление разнообразных табличных документов.

• Выполнение расчетных действий на основе исходных данных с применением специального инструментария.

• Сохранение созданного документа в различных форматах (Excel, веб-страница, шаблон, текстовый файл и др.).

• Ввод и обработка табличных данных с использованием встроенных механизмов формул, функций, макросов и т. д.

• Анализ и управление данными (автоматический расчет итоговых и промежуточных данных, структуризация и консолидация данных, использование сводных таблиц и отчетов и др.).

• Вставка в документ различных объектов (рисунок, функция, примечание и др.).

• Форматирование документа и его составных элементов, автоматическая проверка орфографии, оперативное устранение допущенных некорректностей с использованием механизма автозамены.

• Импорт необходимых данных из различных источников (включая базы данных OLAP) и их последующая обработка. Поддержка XML-формата.

• Управление параметрами представления табличного документа на экране, а также настройка пользовательского интерфейса.

• Доступ к данным совместно с другими программами (например, Word, PowerPoint, Access).

• Формирование разнообразных отчетов (аналитических, сводных, графических и др.).

• Выполнение стандартных функций Microsoft Office (поиск данных и их замена, печать документа и т. д.).

• Создание приложений с применением языка программирования VBA.

• Создание рисунков с использованием специально предназначенной панели инструментов.

• Защита табличного документа от неквалифицированного и несанкционированного доступа.

Специфика использования редактора электронных таблиц Excel во многом определяется потребностями конкретного пользователя, поэтому перечень задач может изменяться в зависимости от ситуации.

Основные термины

Для успешного изучения Excel необходимо усвоить перечисленные ниже основные термины и определения, которые будут использованы в дальнейшем.

• Автофигура – готовая к использованию фигура заданной формы, которую можно добавлять на рабочий лист либо в диаграмму. В Excel имеется встроенный набор автофигур.

• Диаграмма – визуальный способ представления числовых значений. Excel поддерживает работу с разными видами диаграмм: гистограммами, круговыми, пузырьковыми, графиками и др.

• Имя – идентификатор, который предоставляет возможность ссылаться на какой-либо объект (ячейку, диапазон, формулу и т. д.).

• Константа – постоянное (невычисляемое) значение. Константой может быть, например, фиксированное число или какой-либо текст.

• Контекстное меню – это открывающееся при щелчке правой кнопкой мыши меню, которое содержит список команд, предназначенных для работы с конкретным объектом. Для вызова контекстного меню можно также нажать комбинацию клавиш Shift+F10.

• Макрос – программа, которая написана на встроенном в Excel языке программирования Visual Basic for Application (VBA). Переход в режим работы с макросами осуществляется с помощью команд подменю Сервис → Макрос.

• Массив – набор ячеек либо значений, который используют как единое целое. Иначе говоря, массив – это группа элементов одного типа, которые имеют общее имя.

• Настройка – изменение существующих параметров работы Excel стандартными средствами, доступ к которым осуществляется из рабочего окна программы. Параметры работы Excel можно разделить на два основных вида:

– общие – редактирование этих параметров приведет к соответствующим изменениям во всех рабочих книгах, в том числе и во вновь создаваемых;

– локальные – редактирование этих параметров вызовет соответствующие изменения только в текущей книге.

• Область задач – элемент программы, предназначенный для быстрого выбора одной из нескольких связанных задач.

• Операнд – элемент вычисления (константа, функция или ссылка).

• Оператор – знак либо символ, который определяет тип вычисления в формуле над операндами. В Excel используются следующие виды операторов: арифметические, сравнения, текстовый и ссылки.

• Панель инструментов – панель, включающая в себя кнопки и иные элементы управления, которые используются для выполнения различных команд. Управление отображением панелей инструментов осуществляется с помощью команд подменю Вид → Панели инструментов. Для перехода в режим настройки панелей следует выполнить команду Вид → Панели инструментов → Настройка.

• Печать – вывод содержимого рабочей книги (полностью либо частично) на бумажный носитель с помощью принтера. На печать можно выводить следующие объекты: рабочую книгу, несколько рабочих книг, рабочий лист, несколько рабочих листов, диапазон ячеек на рабочем листе, диапазон ячеек на нескольких рабочих листах, графические объекты, диаграммы. При этом существует возможность вывода на печать нескольких копий объекта за один сеанс.

• Пользовательский интерфейс – средство взаимодействия пользователя с программой. В состав пользовательского интерфейса входят меню, панели инструментов, полосы прокрутки, диалоговые окна, строка состояния и т. д. В Excel применяется стандартный пользовательский интерфейс Windows.

• Примечание – вспомогательная информация произвольного характера, относящаяся к определенной ячейке и хранящаяся независимо от содержимого этой ячейки. Чтобы добавить примечание к какой-либо ячейке, нужно выделить ее и выбрать в контекстном меню пункт Добавить примечание, после чего с клавиатуры ввести требуемый текст.

• Рабочая книга – файл, который создается, редактируется и сохраняется средствами Excel. В большинстве случаев рабочая книга имеет расширение XLS. Основной структурной единицей рабочей книги является рабочий лист (см. ниже).

• Рабочий лист – основной элемент рабочей книги, предназначенный для ввода, редактирования и хранения данных, а также для выполнения вычислений. По умолчанию в состав рабочей книги включено три рабочих листа. Основной структурной единицей рабочего листа является ячейка (см. ниже). В состав каждого рабочего листа входит 16 777 216 ячеек, которые образуют сетку из 65 536 строк и 256 столбцов.

• Ссылка – адрес ячейки или диапазона ячеек, в которых содержатся те либо иные значения.

• Форматирование – изменение отображения ячейки (ее внешнего вида) или представления содержащихся в ней данных. Не стоит забывать, что после применения форматирования отображаемое в ячейке значение может не совпадать с ее фактическим содержимым (наиболее характерный пример – округление: в ячейке хранится значение 0,24, но в соответствии с параметрами форматирования на экране может отображаться 0,2).

• Формула – специальный инструмент Excel, предназначенный для вычислений и анализа данных. Формула может включать в себя константы, операторы, ссылки, имена ячеек (диапазонов) и функции (см. ниже). Операторы бывают четырех видов:

– арифметические – операторы, предназначенные для выполнения арифметических действий и выдающие в качестве результата числовое значение;

– сравнения – данные операторы используются для сравнения данных и выдают в качестве результата логическое значение ИСТИНА или ЛОЖЬ;

– текстовый – оператор & используется для объединения нескольких текстовых строк в одну строку;

– ссылки – применяется для описания ссылок на диапазоны ячеек.

• Функция – готовая формула Excel для расчетов и анализа данных. Каждая функция может включать в себя константы, операторы, ссылки, имена ячеек (диапазонов) и формулы. Пользовательская функция – это функция, написанная пользователем на языке VBA.

• Электронная таблица – интерактивная программа, состоящая из набора строк и столбцов, которые выводятся на экран в отдельном окне.

• Ячейка – наименьшая (элементарная) часть электронной таблицы, предназначенная для ввода и хранения информации. Каждая ячейка может содержать текст, число или формулу. Кроме того, при работе с ячейками используются следующие элементы:

– адрес – это месторасположение (координаты) ячейки; адрес состоит из буквы (номера) столбца и номера строки, на пересечении которых расположена данная ячейка;

– ссылка – указание на адрес ячейки. Ссылки могут быть абсолютными (то есть не изменяющимися при перемещении и копировании ячейки), относительными (эти ссылки изменяются при перемещении и копировании ячейки) и смешанными (содержат или абсолютный столбец и относительную строку, или абсолютную строку и относительный столбец). Внешняя ссылка – это ссылка на ячейку, расположенную в другой рабочей книге.

После изучения основных терминов и понятий, используемых в Excel, можно приступать к знакомству с пользовательским интерфейсом программы.